PROTECCIÓN DE DATOS

FORZO SPORT

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO Y LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES “DAVANTI”

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

 

ARTÍCULO 1. DERECHO DE HABEAS DATA

Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y Decreto 1377 de Junio 27 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”

El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. Así́ mismo, y de acuerdo con la sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo.

En ese sentido, el 17 de Octubre del año 2012 se expidió́ la Ley 1581 mediante la cual se dictaron disposiciones generales para la protección de datos personales, la cual desarrolla el derecho de Habeas Data desde una perspectiva amplia, en la que cualquier Titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que de sí mismo ha sido recolectada en cualquier base de datos o archivo, administrado por entidades privadas o públicas.

Bajo esta ley, es considerado “Titular” toda persona natural, y las jurídicas solo en aquellas situaciones especiales previstas por la Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 2011.

 

ARTICULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Este manual sobre tratamiento de los datos de carácter personal, será aplicable a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de FORZO SPORT, o sean susceptibles de ser conocidas por ésta en virtud de las relaciones comerciales desarrolladas con las demás entidades con las que existan alianzas comerciales, convenios o eventos publicitarios.

Solo en el primer caso FORZO SPORT actuará como responsable, en los demás casos, podrá́ tener la calidad de Encargado o de Responsable, dependiendo de si los recibe de un tercero o ella misma los recaba.

 

ARTÍCULO 3. OBJETO.

Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y a lo reglamentado en el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza FORZO SPORT, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.

De acuerdo con lo previsto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013, los responsables del tratamiento solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron su tratamiento.

Así las cosas, tal y como fue indicado en la introducción, la política y los procedimientos previstos en este documento buscan desarrollar de manera suficiente el derecho constitucional al Habeas Data que tienen todas las personas respecto de las cuales FORZO SPORT haya recogido, administre o conserve información de carácter personal.

Para estos efectos se dejará claramente establecido que los derechos de los Titulares de la información que tengan el carácter de clientes o usuarios de FORZO SPORT, en desarrollo de una relación contractual, se rigen por las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012. Igualmente, los datos de clientes o usuarios, cuando vayan a ser utilizados para fines de marketing, mercadotecnia y publicidad.

 

ARTICULO 4. ALCANCE

Todos los funcionarios de FORZO SPORT quedan cubiertos bajo esta política. FORZO SPORT adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación que considere pertinentes, para que las áreas que tienen un mayor nivel de interacción con la administración y manejo de datos personales, conozcan la ley y las disposiciones adoptadas para asegurar su cumplimiento.

De la misma manera, a los aliados comerciales, proveedores, y contratistas de FORZO SPORT que tengan acceso a los datos personales de los Titulares, se les exigirá́ el cumplimiento de la ley y de esta Política.

 

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES.

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 se entiende por:

  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos.
  • Autorización: Consentimiento, previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso o circulación
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombía cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Las definiciones que se emplean en el presente artículo, son elementos indispensables para la protección del habeas data, y permiten una correcta y apropiada interpretación del presente manual y de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 y contribuyen a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

 ARTÍCULO 6. CATEGORÍAS DE DATOS
  • CATEGORÍAS DE DATOS
  • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relavada para el Titular.
  • Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al Titular sino a cierto sector o a la sociedad en general.
  • Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible y que puede estar contenido, entre otros, en registros, documentos públicos y sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
  • Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos e ideologías políticas de oposición, así́ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
ARTÍCULO 7. PRINCIPIOS.

Es un compromiso de FORZO SPORT el entender y desarrollar de manera armónica los principios establecidos en la Ley 1581 del 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, que reglamentó parcialmente la Ley 1581 de 2012, por lo cual se han decidido integrar dentro de la presente Política:

  • PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
  • PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá́ hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
  • PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá́ manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
  • PRINCIPIO DE NECESIDAD Y PROPORCIONALIDAD: Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al Titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.
  • PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD O CADUCIDAD: El periodo de conservación de los datos personales será́ el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.
  • PRINCIPIO DE INTERPRETACIÓN INTEGRAL DE LOS DERECHOS CONSTITUCIONALES: Interpretación integral de derechos constitucionales: La Ley 1581 de 2012, se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, tales como el Habeas Data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los Titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables.

 

CAPÍTULO II – AUTORIZACIÓN, FINALIDAD Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

 

ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN.

La recolección, almacenamiento, el uso, depuración, análisis, circulación, transmisión o transferencia, circulación o supresión de Datos Personales por parte de FORZO SPORT, requiere siempre del consentimiento previo, expreso e informado del Titular de aquellos conforme lo establecido en el artículo 9° de la Ley 1581 de 2012, que expresa “Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, para el Tratamiento de los datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá́ ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior”

 

ARTÍCULO 9. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

En cumplimiento de la legislación vigente, FORZO SPORT ha dispuesto los siguientes mecanismos para obtener la autorización o ratificación por parte del Titular de los Datos Personales:

  • La Autorización puede constar en un documento físico, electrónico o cualquier otro que permita garantizar su posterior consulta, o a través de un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir que el Titular otorgó su autorización para almacenar sus datos en nuestra Base de Datos. Para los efectos se entiende por autorización aquella dada mediante mecanismos tecnológicos tales como pero sin limitarse a un “click” de aceptación a nuestros Términos y Condiciones y la Política para el Tratamiento de Datos Personales, al momento de ingresar sus datos para el envío de correos electrónicos, o “Newsletter”; el diligenciamiento de formularios en el sitio www.forzosport.com y/o mediante la suscripción por medio de aplicaciones de terceros tales como pero sin limitarse a Facebook, Instagram o LinkedIn.
  • Con este procedimiento de Autorización consentida se garantiza expresamente que el Titular de los Datos Personales conoce y acepta que FORZO SPORT recolectará, almacenará, usará, depurará, analizará, circulará, transmitirá, transferirá, actualizará o suprimirá en los términos de Ley, la información para los fines que al efecto le informe de manera previa al otorgamiento de la autorización, y para la finalidad contenida en el presente documento.
  • En la autorización solicitada por FORZO SPORT se establecerá como mínimo: (i) La identificación completa de la persona de quien se recopilan Datos Personales; (ii) La Autorización a que hace referencia el numeral 6.2 anterior; (iii) La finalidad del Tratamiento de los Datos Personales, y; (iv) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los Datos Personales suministrados por el Titular de los mismos.
  • Será responsabilidad de FORZO SPORT adoptar las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo se obtuvo autorización por parte de los Titulares.
  • Los Titular es de Datos Personales podrán solicitar en cualquier momento y sin limitación de ninguna índole, la supresión de sus datos y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.

De igual forma y para garantizar que el Aviso de Privacidad llegue a todos los empleados, proveedores, clientes, usuarios, y terceros que puedan tener cualquier tipo de relación con FORZO SPORT, el mismo se publicará en la página web: www.forzosport.com

 

ARTÍCULO 10. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.

FORZO SPORT, adoptará las medidas necesarias para mantener los formularios y registros en la página web, descritos en el artículo anterior, así como cualquier otro registro o mecanismo técnico o tecnológico idóneo, en el cual se deje evidencia respecto de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

PARÁGRAFO: Será obligación de FORZO SPORT llevar registro y tener soporte de todas las autorizaciones emitidas por el Titular o en su defecto del envío de la comunicación a que hace referencia el presente artículo. Todos los soportes deberán estar disponibles en todo momento mientras se lleve a cabo el Tratamiento de Datos Personales y cinco (5) años más. Para el almacenamiento FORZO SPORT podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

Solo el titular podrá consultar y/o acceder en forma gratuita a los datos personales suministrados y que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de FORZO SPORT. Para el caso de un tercero, este deberá demostrar que está legalmente facultado por el titular del dato; sin embargo, la autorización del Titular no será́ necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  • Datos de naturaleza pública;
  • Casos de urgencia médica o sanitaria;
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  • Datos relacionados con el registro civil de las personas.

 

ARTICULO 11. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

FORZO SPORT realizará el Tratamiento de los Datos Personales para el cumplimiento de las actividades propias de su objeto social, todo de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2.013, el Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias. El Tratamiento se podrá realizar a través de medios electrónicos, físicos, automatizados y/o utilizando cualquier medio digital conocido o por conocerse, que podrá variar dependiendo de la forma de recolección de la información.

 

11.1. La finalidad para la cual FORZO SPORT recolecta, almacena, usa, depura, analiza, trata, circula, transmite o transfiere directa o indirectamente Datos Personales del Titular, es:

  1. i) El adecuado desarrollo de su objeto social, incluida la utilización de los datos para la ejecución de la relación contractual, negocio o alianza comercial existente con sus clientes, contratistas, proveedores, aliados, usuarios, empleados y terceros.
  2. ii) Promover sus servicios y productos y los de sus vinculadas, filiales, subsidiarias, terceros aliados comerciales y los aliados de estos.

iii) Entregar o enviar sus Datos Personales a empresas vinculadas, filiales, subsidiarias y terceros aliados comerciales y los aliados de estos que requieran la información para los fines aquí descritos.

  1. iv) Lograr una comunicación eficiente relacionada con sus productos, servicios, estudios, ofertas, así como los de sus filiales, subsidiarias, vinculadas, terceros aliados comerciales y los aliados de estos para facilitar el acceso general a la información recolectada
  2. v) Enviar a través de cualquier medio de comunicación que se encuentre creado o vaya a crearse, información publicitaria, promocional y de mercadeo propia, de sus vinculadas, filiales, subsidiarias, de terceros aliados comerciales o de los aliados de estos; la implementación de una estrategia global de marketing destinada a actos de promoción y publicidad de sus productos, servicios, ofertas, promociones, invitaciones, descuentos, premios, programas de fidelización, campañas, sorteos, entre otras.
  3. vi) Suministrar la información a terceros o aliados comerciales con los cuales FORZO SPORT tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

vii) Contactar, gestionar trámites (PQR’s) y realizar evaluaciones de calidad de los productos y servicios, y en general para la actualización de datos y demás actividades de mercadeo y administración necesarias para el cabal desarrollo de su objeto social, así como de sus filiales, vinculadas, subsidiarias, terceros aliados comerciales o de los aliados de estos.

viii) Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con el desarrollo del objeto social, de sus filiales, vinculadas, subsidiarias, terceros aliados comerciales, o de los aliados de estos.

  1. ix) Dar a conocer, transferir y/o transmitir Datos Personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiares o subsidiarias de FORZO SPORT o a terceros en virtud de un contrato, la Ley o cualquier relación jurídica que así lo requiera o para implementar servicios de almacenamiento o computación en la “nube”.
  2. x) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
  3. xi) Ordenar, clasificar, o separar la información suministrada; así como para verificar, confirmar, validar, investigar y comparar la información suministrada por el Titular con cualquier información obtenida legítimamente.

xii) Seguridad y mejoramiento del servicio y la experiencia del Titular a través del Portal.

xiii) Realizar las gestiones tributarias, contables, fiscales y de facturación que sean necesarias.

Parágrafo Primero: Los Datos Personales que sean suministrados por el Titular serán tratados y utilizados solamente para las finalidades aquí previstas, y por un plazo contado desde el momento que se otorgó la autorización hasta que tenga vigencia FORZO SPORT.

Parágrafo Segundo: La información suministrada por el Titular podrá ser compartida con agencias, encargados de la información, proveedores de servicios, aliados comerciales, aliados de estos, y terceros en general que presten servicios a FORZO SPORT o a terceros en nombre y por cuenta de FORZO SPORT

Parágrafo Tercero: FORZO SPORT no solicita ni realiza Tratamiento sobre datos sensibles.

Parágrafo Cuarto: FORZO SPORT garantiza que los mecanismos a través de los cuales hace uso de los Datos Personales son seguros y confidenciales, ya que cuentan con mecanismos de seguridad informática y los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas.

 

ARTICULO 12. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

El Responsable del Tratamiento de datos personales es FORZO SPORT, con NIT 1.091.676.907-1, con domicilio principal en la Calle 11 con Carrera 13 Local 11 y 12, Edificio Azul de la ciudad de Ocaña, Norte de Santander.

 

 CAPITULO III DERECHOS Y DEBERES

 

ARTÍCULO 13. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  1. Acceder a los canales dispuestos por FORZO SPORT con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá́ ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FORZO SPORT salvo cuando, de acuerdo con la ley, el Tratamiento que se está́ realizando no lo requiera.
  3. Ser informado por FORZO SPORT, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos, respecto del uso que ésta le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 del 2012, decretos reglamentarios y todas aquellas que los modifiquen, sustituyan o adicionen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder de forma gratuita, a través de los canales dispuestos por FORZO SPORT, a los datos proporcionados que hayan sido objeto de Tratamiento.

FORZO SPORT a través de su sitio web informará acerca de los canales y procedimientos previstos, para que el Titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.

ARTÍCULO 14. DEBERES DE FORZO SPORT EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

FORZO SPORT, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 sobre protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, FORZO SPORT, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

  1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  3. c) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
  4. d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012;
  5. e) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
  6. f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  7. g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  8. h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  9. i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

 

CAPÍTULO IV. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

 

ARTÍCULO 15. DERECHO DE ACCESO

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, FORZO SPORT garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:

 

  1. a) La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
  2. b) La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión de FORZO SPORT.
  3. c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de FORZO SPORT de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

PARÁGRAFO: FORZO SPORT garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, pone a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permiten el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso se ofrece sin límite de plazo y permite al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea. Para este propósito podrá utilizar los medios que se describen en el artículo siguiente:

 

ARTICULO 16. CANALES DE COMUNICACIÓN

FORZO SPORT establece como canales de comunicación con sus clientes los siguientes:

  • Página web: www.forzosport.com.co
  • Dirección: Calle 11 con Carrera 13, Local 11 y 12, Edificio Azul, Centro, Ocaña, Norte de Santander.
  • Correo electrónico: info@forzo.test
  • Whatsapp: 323 491 0009
  • Teléfono Fijo: (7) 562 2535

 

ARTÍCULO 17. CONSULTAS.

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos administradas por FORZO SPORT, a través de cualquiera de los medios, acreditando lo siguiente:

 

  • Nombre completo y apellidos del Titular de los datos personales
  • Datos de contacto del Titular de los datos personales

 

  • Motivos o hechos que den lugar a la consulta o petición con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización otorgada, revocar, suprimir, acceder a la información, entre otros)
  • Firma (si es posible)
  • Número de identificación

 

Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura pública donde se de apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad. Los apoderados deberán presentar copia autentica del poder y de su documento de identidad. Una vez sea recibida la solicitud de información por cualquiera de los canales de comunicación establecidos por FORZO SPORT, se procederá́ a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado. Si existiera alguna diferencia entre estos dos datos, se le informará al peticionario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que realice la respectiva aclaración.

Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular, se encuentra que hay conformidad en los mismos, se procederá́ a dar respuesta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. En el evento en que FORZO SPORT considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al Titular de tal situación y dará́ respuesta en un término que no excederá́ del inicialmente previsto, conforme los plazos establecidos con la Ley 1581 de 2012.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

ARTÍCULO 18. RECLAMOS.

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante FORZO SPORT, en su condición de Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

  1. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en la sección de Servicio al Cliente (Quejas y Reclamos) de la página web forzosport.com de FORZO SPORT y en cualquiera de los canales de comunicación implementados. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra FORZO SPORT, en la medida de sus posibilidades dará traslado al competente o informará de la situación al interesado.

  1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene FORZO SPORT, una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTÍCULO 19. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a FORZO SPORT, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de la sección servicio al cliente de la página web de FORZO SPORT y/o a través de cualquier de los canales de comunicación señalados en la presente política, y debe contener, como mínimo, la siguiente información:

 

  1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
  2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos
  4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

PARÁGRAFO 1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS: FORZO SPORT hará la rectificación y la actualización solicitada por el titular, respecto a la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

FORZO SPORT tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

FORZO SPORT. tiene establecidos los formularios en la sección de servicio al cliente, correos electrónicos para la atención de cualquier solicitud, sistemas y otros métodos simplificados, que están a disposición de los interesados en la página web.

Para éstos efectos, FORZO SPORT, utilizará los mismos servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, teniendo en cuenta que los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Cada vez que FORZO SPORT ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

PARÁGRAFO 2. SUPRESIÓN DE DATOS: El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a FORZO SPORT, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  1. a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 27 de junio de 2013.
  2. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  3. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por FORZO SPORT. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y FORZO SPORT puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, FORZO SPORT debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

ARTÍCULO 20. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN:

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que FORZO SPORT deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que FORZO SPORT, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

El procedimiento establecido por FORZO SPORT para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no excederá los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

 

ARTICULO 21. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El Titular, causahabiente o apoderado deberá́ agotar en primer lugar el trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC a formular una queja.

 

CAPÍTULO V. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE LAS PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

ARTÍCULO 22. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

FORZO SPORT designa al área de SERVICIO AL CLIENTE, como responsable de la adopción e implementación de las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, para cumplir con la función de protección de datos personales. El Titular podrá contactar al responsable en la sección de SERVICIO AL CLIENTE de la página web www.forzosport.com y/o a través de cualquiera de los canales de comunicación señalados, quien dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

CAPÍTULO VI. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 23. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, FORZO SPORT, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

FORZO SPORT está comprometido con suministrar un correcto uso y tratamiento de los datos personales de sus clientes y usuarios de los portales Web, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en nuestras bases de datos.

Por tal motivo, contamos con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido. Hemos diseñado este manual de políticas y administración de bases de datos en el que se instituyen los responsables de la administración y custodia de cada una de ellas. Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

 

CAPÍTULO VII DISPOSICIONES FINALES

ARTICULO 23. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.

Esta Política de Tratamiento de la información fue desarrollada y publicada en el mes de sept de 2020.

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